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    Article d'auteur

    Audit et auto-évaluation » IV Réalisation efficace des audits  » IV-10 Comment conduire l'audit ?  » IV-10-11 Les auditeurs
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    AUA-IV-10-11
    Les auditeurs
    Thèmes de l'article : Audit , Ressources humaines-Compétences

    1- Être auditeur ?

    L’efficacité de tout audit dépend de l’audité comme de l’équipe d’audit.

    • L’audité doit « savoir être audité » !
    • Et bien sûr, l’équipe d’audit doit « savoir auditer », ce qui met nécessairement en jeu sa compétence.

    Cette compétence repose, pour chacun des membres de l’équipe d’audit, sur deux points :

    • les qualités personnelles ;
    • la capacité à appliquer connaissances et aptitudes.

    Selon le paragraphe 7.1 de la norme NF EN ISO 19011:2002 Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental, les connaissances et les aptitudes sont obtenues puis entretenues par la formation initiale, l’expérience professionnelle, la formation d’auditeur puis l’expérience d’audit, c’est-à-dire la pratique régulière d’audits de systèmes de management.

    Ces connaissances peuvent être propres à un domaine de système de management (qualité, environnement, santé et sécurité au travail, éthique, etc.) ou être communes à plusieurs systèmes de management.

    Certaines compétences sont assez proches.

    C’est ainsi que, de nos jours, de nombreux auditeurs obtiennent une double certification de compétence en matière de système de management de l’environnement et en système de management de la santé et de la sécurité au travail, voire une triple certification en ajoutant leurs capacités à maîtriser les audits de systèmes de management de la qualité.

    Dans son chapitre 7, la norme NF EN ISO 19011:2002 s’intéresse tour à tour :

    • aux qualités personnelles ;
    • aux connaissances et aptitudes ;
    • à la formation initiale, à l’expérience professionnelle, à la formation d’auditeur et à l’expérience d’audit ;
    • au maintien et à l’amélioration de la compétence ;
    • enfin à l’évaluation des auditeurs.

    1.1 Les qualités personnelles

    Le paragraphe 7.2 de la norme NF EN ISO 19011:2002 « Qualités personnelles » liste les neuf qualités personnelles que doit posséder tout auditeur de système de management.

    Tableau 1.1 – Les qualités personnelles d’un auditeur

    Qualités personnelles

    Compléments

    Intégrité

    Juste, attaché à la vérité, sincère, honnête, discret.

    Ouverture d’esprit

    Soucieux de prendre en considération des idées ou des points de vue différents.

    Diplomatie

    Faisant preuve d’esprit.

    Sens de l’observation

    Activement attentif aux activités et à leur environnement.

    Perspicacité

    Appréhendant instinctivement et capable de comprendre les situations.

    Polyvalence

    Facilité à s’adapter à différentes situations.

    Ténacité

    Persévérant, concentré sur l’atteinte des objectifs.

    Capacité de prise de décision

    Capable de tirer en temps voulu des conclusions fondées sur un raisonnement et une analyse logique.

    Autonomie

    Agit et travaille de son propre chef tout en établissant des relations efficaces avec les autres.

    Cette liste constitue un impressionnant inventaire des qualités personnelles du parfait auditeur de système de management ! Sans nul doute, les rédacteurs de la procédure exigée par les normes NF EN ISO 9001:2000 (paragraphe 8.2.2 « audit interne ») et NF EN ISO 14001:2004 (paragraphe 4.5.5 « audit interne ») y trouveront la satisfaction de leurs besoins. Même chose pour les services de formation ou de recrutement à la recherche de profils de nouveaux auditeurs ou d’actions de perfectionnement d’auditeurs de systèmes de management déjà en place.

    Lors de la sélection d’un candidat, il sera utile de vérifier s’il possède tout ou partie de ces qualités à l’aide de méthodes ou d’outils d’évaluation existants (progiciels dédiés par exemple) et/ou par le biais de dialogues et de discussions (voire de mises en situations).

    1.2 Connaissances et aptitudes

    La norme NF EN ISO 19011:2002 définit, tour à tour, dans son paragraphe 7.3 « connaissances et aptitudes » :

    • les connaissances et aptitudes générales des auditeurs de systèmes de management de la qualité et de management environnemental ;
    • les connaissances et aptitudes générales des responsables d’audit ;
    • les connaissances et aptitudes spécifiques aux auditeurs de systèmes de management de la qualité ;
    • les connaissances et aptitudes spécifiques aux auditeurs de systèmes de management environnemental.

    À titre d’exemple, les connaissances et aptitudes générales des auditeurs de systèmes de management de la qualité et de management environnemental sont définies dans les quatre domaines suivants :

    NF EN ISO 19011:2002

    § 7.3.1 Connaissances et aptitudes générales des auditeurs de systèmes de management de la qualité et de management environnemental

    […]

    1. « principes, procédures et techniques d’audit pour permettre à l’auditeur d’appliquer ceux qui conviennent aux différents audits et d’assurer que les audits sont réalisés de manière cohérente et systématique […] ;
    2. systèmes de management et documents de référence pour permettre à l’auditeur de comprendre le champ de l’audit et d’appliquer les critères de l’audit […] ;
    3. situations organisationnelles pour permettre à l’auditeur de comprendre le contexte opérationnel de l’organisation […] ;
    4. lois, réglementations et autres exigences applicables pertinentes pour la discipline pour permettre à l’auditeur de connaître et de travailler dans le cadre des exigences qui s’appliquent à l’organisme soumis à l’audit.

    Chacun de ces domaines fait l’objet d’une liste de connaissances et d’aptitudes.

    1.3 Formation initiale, expérience professionnelle, formation d’auditeur et expérience d’audit

    La norme NF EN ISO 19011:2002 définit, dans son paragraphe 7.4, « formation initiale, expérience professionnelle, formation d’auditeur et expérience d’audit », les formationset expérience nécessaires :

    • aux auditeurs ;
    • aux responsables d’équipe d’audit ;
    • aux auditeurs des deux systèmes de management de la qualité et de management environnemental.

    Elle propose également, dans un tableau 1, un exemple de niveaux de formation initiale, d’expérience professionnelle, de formation et d’expérience d’audit pour des auditeurs réalisant des audits de certification ou similaires. »

    1.4 Maintien et amélioration de la compétence

    Afin de maintenir et d’améliorer les compétences d’un auditeur de système de management, la norme NF EN ISO 19011:2002 exprime au travers de deux paragraphes certaines nécessités qu’il convient de prendre en compte :

    • la formation continue ;
    • le maintien de la capacité à auditer ;

    La première d’entre elles concerne la formation continue. En effet, la qualification d’auditeur (interne ou externe) n’est pas acquise ad vitam æternam mais doit nécessairement faire l’objet de maintien, voire d’amélioration des connaissances. Plusieurs possibilités peuvent être évoquées à ce sujet :

    • La nécessité de ne pas considérer sa propre méthodologie d’audit comme une panacée. À cet effet, il convient de mettre périodiquement les responsables d’audit en situation d’auditeur. Cette pratique (à ne surtout pas considérer comme vexatoire) permet à un responsable d’audit d’appréhender, au contact d’autres responsables d’audit, de nouvelles façons d’auditer, de nouveaux questionnements, en un mot de s’améliorer.
    • Le besoin d’accroître ses propres compétences. À cet effet, il est intéressant de faire approfondir, par exemple par des spécialistes, des domaines techniques tels que l’air, l’eau, les déchets… Cette pratique permettra aux auditeurs d’accroître leurs connaissances et de mieux maîtriser leur sujet.
    • Les évolutions permanentes nécessitent une mise à niveau permanente des connaissances législatives et réglementaires des auditeurs. Une communication écrite des évolutions légales et réglementaires ou un stage annuel de mise à niveau permet ce maintien. Pourquoi ne pas en profiter pour faire de l’anticipation législative et réglementaire (que va-t-il se passer à Bruxelles dans les six mois à venir ?).
    • La communication entre auditeurs, sous la forme d’un séminaire annuel des auditeurs ou d’un forum d’échanges informatiques entre auditeurs est de nature à alimenter cette formation continue.
    • Une remise en question permanente de la qualification obtenue. C’est ainsi, par exemple, que l’ICAE (Institut de certification des auditeurs environnement) demande aux auditeurs, après trois ans de pratique, de se présenter devant un jury qui, après questionnement et au vu de quelques rapports d’audits de systèmes de management environnemental, prolonge de trois ans la certification de l’auditeur.
    • Il est important de s’assurer que les auditeurs ont correctement intégré les évolutions du référentiel. C’est par exemple le cas pour la norme NF EN ISO 14001 entre la version de 1996 et celle de 2004, ou pour la norme NF EN ISO 9001 entre 1994 et 2000.
    • Des enquêtes de satisfaction sur les prestations des équipes d’audit peuvent être réalisées auprès des audités. Ces enquêtes sont généralement à pondérer en fonction du résultat final de l’audit.
    • Les auditeurs peuvent acquérir de nouveaux domaines de compétences (du fait de nouvelles expériences acquises par tutorat, ou de formations diverses y compris des séminaires)…

    Comme on le voit, la formation continue des auditeurs semble recéler un réel potentiel d’amélioration de l’audit de systèmes de management.

    En ce qui concerne le maintien de la capacité à auditer, certaines règles sont probablement à mettre en place, aussi bien pour des auditeurs internes de systèmes de management que pour des auditeurs externes, type tierce partie.

    Il va de soi que l’obtention d’un diplôme d’auditeur, quel qu’il soit, n’est pas une rente à vie. Tout comme un conducteur de poids lourds en ce qui concerne ses capacités à conduire, il convient de s’assurer du maintien de la capacité à auditer.

    Pour cela, plusieurs éléments peuvent être mis en pratique :

    • la nécessité de repasser un examen (allégé ou non) d’auditeur au bout d’un certain nombre d’années de pratique ;
    • la nécessité d’exercer, pendant une période préétablie, un minimum de jours pour conserver sa qualification/certification ;
    • la nécessité de démontrer la participation à une formation complémentaire en cas de modifications conséquentes du référentiel d’audit ;
    • la nécessité de n’avoir pas fait l’objet de plaintes pendant une période donnée de la part d’audités…

    Cette démarche met en évidence le besoin d’établir des règles strictes quant à la possibilité de perdre (puis de retrouver) son niveau de qualification initial. Un responsable d’audit « déqualifié » en tant qu’auditeur peut-il ou non retrouver sa qualification ? Comment ? Au bout de combien de temps ?

    1.5 Évaluation des auditeurs

    La norme NF EN ISO 19011:2002 précise, dans son paragraphe 7.6 « évaluation des auditeurs », quelques éléments nécessaires à ce processus :

    NF EN ISO 19011:2002

    § 7.6 Évaluation des auditeurs

    § 7.6.1 Généralités

    L’évaluation des auditeurs s’effectue aux différents stades suivants :

    • évaluation initiale des personnes qui souhaitent devenir auditeurs ;
    • évaluation de la compétence d’un auditeur dans le cadre du processus de constitution de l’équipe d’audit décrit en 6.2.4 ;
    • l’évaluation continue de la performance de l’auditeur afin d’identifier les besoins de maintien ou d’amélioration des connaissances et des aptitudes.

    Par ailleurs, le paragraphe 7.6.2 définit les quatre étapes principales du processus d’évaluation.

    NF EN ISO 19011:2002

    § 7.6.2 Processus d’évaluation

    Étape 1 : identifier les qualités personnelles, la connaissance et les aptitudes pour répondre aux besoins du programme d’audit ; […]

    Étape 2 : déterminer les critères d’évaluation ; […]

    Étape 3 : choisir la méthode d’évaluation appropriée ; […]

    Étape 4 : réaliser l’évaluation. […]

    Pour finir, ce même paragraphe présente, dans un tableau 3, l’application de ce processus d’évaluation pour un auditeur dans un programme d’audit interne fictif.

    1.6 Qualification et certification des auditeurs

    Quelle est la différence entre un auditeur qualifié et un auditeur certifié ? Afin de clarifier la différence terminologique qui sépare le terme de « certification » de celui de « qualification », osons un parallèle cher à certains et retenons que la certification équivaut à l’obtention d’un diplôme alors que la qualification équivaut à un contrat d’embauche conclu sur la base de ce diplôme.

    Les organismes de certification par tierce partie utilisent soit leurs propres auditeurs (qu’ils qualifient), soit des auditeurs certifiés (qu’ils reconnaissent ainsi en tant que tels).

    Des instituts de certification, généralement accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC), sur la base de la norme NF EN ISO 17024:2003, existent donc. Parmi eux, citons l’International Register of Certificated Auditors (IRCA) ou l’Institut de certification des auditeurs (ICA).

    Ces instituts ont mis en place leurs propres règles internes établissant leurs critères de certification.

    Retenez donc que la qualification d’un auditeur ne signifie pas nécessairement qu’il soit certifié : exigez la fourniture d’un diplôme (certificat) d’auditeur de système de management (et vérifiez bien la date de validité !)


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